Compliance für international arbeitende Mitarbeiter – Zu berücksichtigende Schlüsselfaktoren – Unternehmen und Gesellschaftsrecht

Das Arbeiten über internationale Grenzen hinweg und häufige gemeinsame Geschäftsreisen sind für global agierende Unternehmen zur Normalität geworden. Ob für langfristige Einsätze, zur Erschließung neuer Märkte, zum Wissensaufbau im Ausland oder auch für kurze Geschäftsreisen ins Ausland.

Das Bewusstsein für die Risiken in Unternehmen und die enge Einbindung von Behörden hat zu einer erhöhten Nachfrage nach Compliance bei Geschäftsreisen geführt. Während wir die Notwendigkeit eines Arbeitsvisums großzügig ignorieren und einfach mit einem Touristenvisum in das Land einreisen konnten, sind diese Zeiten längst vorbei. Zumindest für Unternehmen, die Wert auf Compliance legen und ihre Haftungsrisiken minimieren wollen.

Der internationale Personaleinsatz birgt viele rechtliche Fallstricke. Im folgenden Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Compliance-Herausforderungen für die Betreuung internationaler Mitarbeiter – ohne sich in den konkreten rechtlichen Details zu verlieren.

Einkommenssteuer

Die meisten HR- und Global Mobility-Manager wissen wahrscheinlich, dass sie sich bei der Arbeit im Ausland um Steuerfragen kümmern müssen. Aber die Frage: Wie viel? Es kommt ganz auf die individuelle Situation an. Fährt der Mitarbeiter nur für wenige Tage zur Arbeit ins Ausland? Geht er für ein paar Wochen oder gar Monate ins Ausland? Arbeitet er regelmäßig im Ausland und kommt jetzt für ein paar Tage zu Meetings in die Firmenzentrale?

Bei all diesen Fragen müssen sowohl die konkrete Situation des Mitarbeiters als auch unternehmensinterne Aspekte berücksichtigt werden. Wo ist der Lebensmittelpunkt des Mitarbeiters? Wo werden Lohnnebenkosten abgerechnet? – Diese und viele weitere Fragen müssen beantwortet werden, um die Steuerpflicht des Arbeitnehmers im In- und Ausland zu ermitteln. Denn nur wenn die Hintergründe vollständig aufgeklärt sind, können die richtigen Rückschlüsse auf die Steuerpflicht des Arbeitnehmers und allfällige Verpflichtungen des Unternehmens (z. B. Quellensteuern) gezogen werden.

Soziale Sicherheit

Das Thema Sozialversicherung bei internationalen Personalbesetzungen tritt zunehmend aus dem Dunkeln. Viele Unternehmen wissen um die hohen Haftungsrisiken, die mit einer unzureichenden Sozialversicherung einhergehen, sodass heute verstärkt auf eine angemessene soziale Absicherung der Mitarbeiter geachtet wird.

Auch Global Mobility Manager und HR-Manager mit international tätigen Mitarbeitern wissen, dass das Erlangen von A1-Zertifizierungen auch für Geschäftsreisen innerhalb der EU zu einem Muss wird. Dieser ärgerliche, aber notwendige Schritt des Managements bedeutet, dass Unternehmen jetzt besser über die internationalen Reiseaktivitäten ihrer Mitarbeiter informiert sind.

Arbeitserlaubnis und Visum

Für langfristige oder regelmäßige Auslandswerbung sind natürlich Arbeitserlaubnisse und Visa erforderlich. Bei Dienstreisen und kurzen Auslandseinsätzen kann der Aufwand um die Dauer der Reise berücksichtigt werden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass hier oft praktische Lösungen gesucht werden.

Allerdings müssen Unternehmen darauf achten, die richtigen Genehmigungen und Visa einzuholen – auch für kurze Auslandsaufenthalte. Auf der einen Seite bedeutet dies mehr Arbeit für Personalverantwortliche und Mitarbeiter. Einerseits ist dies die einzige Möglichkeit, die Risiken für das Unternehmen signifikant zu reduzieren.

Meldeverfahren

Das EU-Registrierungsverfahren ist ein relativ neues Phänomen und noch lange nicht in allen Unternehmen richtig umgesetzt. Bei Dienstreisen innerhalb Europas muss häufig das sogenannte Meldeverfahren (zusätzlich zur Erlangung einer A1-Bescheinigung) durchgeführt werden.

Allerdings werden EU-weite Regelungen von den einzelnen Staaten sehr unterschiedlich interpretiert und umgesetzt. Während einige Länder bei Meldeverfahren relativ lasch vorgehen und großzügige Ausnahmen gewähren (zB Deutschland), sind andere für ihre strikte Handhabung und harte Strafen berüchtigt (zB Frankreich oder Österreich).

Im Hinblick auf die Einhaltung des internationalen Personaleinsatzes ist es daher wichtig, die Entwicklung der Meldeverfahren im EU-Raum weiter zu beobachten und auch bei kurzen Dienstreisen sachgerecht umzusetzen.

Arbeitsrecht

Grundsätzlich besteht Rechtswahlfreiheit – sofern eine Bindung an den Arbeitsort besteht. Wird der Arbeitnehmer jedoch ins Ausland entsandt oder arbeitet er dauerhaft „remote“ im Ausland, müssen zusätzlich die zwingenden Bestimmungen des Außenarbeitsgesetzes gelten. Gleiches gilt für gegenüber dem gewählten Recht günstigere Regelungen.

Bei internationalen Personalbesetzungen ist es unumgänglich, sich mit mindestens zwei Rechtsordnungen auseinanderzusetzen. Manchmal bleiben organisatorische Lücken oder Ungereimtheiten, die schwer zu identifizieren oder zu beheben sind. Personalverantwortliche müssen sich dieses Risikos bewusst sein und bei Rechtsstreitigkeiten mit Auslandsbezug angemessen reagieren. Es wird empfohlen, sich rechtzeitig Unterstützung zu holen.

Entschädigung

Bei der Entsendung von Mitarbeitenden aus der Schweiz ins Ausland besteht aufgrund des hohen Lohnniveaus in der Schweiz kein Risiko bezüglich der Einhaltung des ausländischen Mindestlohns. Bei einem Arbeitseinsatz in der Schweiz muss hingegen häufig mit einer Zuzahlung der in der Schweiz geleisteten Arbeitstage zwecks Einhaltung der schweizerischen Mindestlohnregelungen gerechnet werden (aus Gründen der Arbeitsbewilligung).

Allerdings gibt es noch viele weitere Regelungen, die bei der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland zu beachten sind. Beispielsweise sehen einige Länder einen obligatorischen Selbstbehalt durch den Arbeitgeber vor, der dem Arbeitnehmer am Ende des Arbeitsverhältnisses gezahlt werden muss. Diese Rückstellungen können eine erhebliche Gehaltsergänzung darstellen und müssen daher bei der Festsetzung der Vergütung berücksichtigt werden.

feste Installationen

In Zeiten von „Telearbeit“ rückt das Thema Festinstallationen immer mehr in den Fokus. Viele Unternehmen erkennen, dass sie möglicherweise ein dauerhaftes Standortrisiko eingehen, wenn Mitarbeiter dauerhaft im Ausland arbeiten. Allerdings werden die Risiken einer Betriebsstätte oft vernachlässigt oder nicht näher erläutert.

Aus Compliance-Sicht ist es ratsam, den Verhandlungsspielraum zumindest einzuschränken und zu verhindern, dass lokale Mitarbeiter Verträge im Ausland abschließen. Damit werden die Risiken der Betriebsstätte nicht beseitigt, aber zumindest etwas reduziert.

Abschluss

Compliance im Kontext internationaler Tätigkeiten und Berufungen bleibt herausfordernd. Die zunehmende Globalisierung und Veränderungen im Arbeitsverhalten (z. B. Arbeitsplatz) und Telearbeit erhöhen die Nachfrage an Unternehmen, Mitarbeitereinsätze im Ausland rechtssicher durchzuführen.

Dies erfordert nicht nur mehr Know-how in den Personalabteilungen, sondern auch ein Bewusstsein für Compliance-Risiken im Zusammenhang mit Auslandseinsätzen und Dienstreisen auf Mitarbeiterebene.

Darüber hinaus müssen die entsprechenden Strukturen im Unternehmen geschaffen werden, um diverse Auslandseinsätze adäquat abbilden zu können und die richtigen Schritte in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung, Arbeitserlaubnis und dergleichen einleiten zu können.

Um die Einhaltung der internationalen Arbeitskräftemobilität sicherzustellen, müssen Unternehmen daher das Problembewusstsein ihrer Mitarbeiter fördern und sich Unterstützung von Partnern holen, die auf komplexe Fälle spezialisiert sind.

Der Inhalt dieses Artikels soll einen allgemeinen Leitfaden zum Thema bieten. Es wird empfohlen, in solchen Fällen den Rat von Spezialisten einzuholen.